Informativa privacy

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

In vigore dal 31 ottobre 2026

In breve

Il titolare è Artifex Technologies S.r.l.s., che fornisce Contifex. Per qualsiasi domanda: privacy@contifex.com.
Qui spieghiamo come trattiamo i dati di chi usa Contifex e di chi visita il sito. I movimenti bancari, le fatture e gli altri dati che la tua azienda porta in Contifex li trattiamo per suo conto: per quelli il titolare è la tua azienda.
Database e funzioni sono nell’Unione europea (Francoforte). Alcuni fornitori trattano dati fuori dall’UE, con le garanzie di legge.
Non vendiamo dati, non facciamo pubblicità e non usiamo cookie di profilazione.
Puoi chiederci in ogni momento di vedere, correggere o cancellare i tuoi dati, e opporti ai trattamenti basati sul nostro legittimo interesse (sezione 10). Puoi anche rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Artifex Technologies S.r.l.s., con sede legale in Via Generale Francesco Saverio Della Valle 13, 81100 Caserta (CE), C.F. e P.IVA 04954390615, REA CE-368872.

Per ogni richiesta sulla privacy e per esercitare i tuoi diritti scrivi a privacy@contifex.com oppure alla PEC artifextechnologiessrls@pec.it. Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), perché oggi non è obbligatorio per la nostra attività.

2. I due ruoli di Artifex

Siamo titolari dei dati che ci servono per gestire il rapporto con te e con la tua azienda: l’invito, il tuo account, il contratto, i pagamenti, la sicurezza, l’assistenza e il sito. Sono i trattamenti descritti nella sezione 3.

Siamo responsabili del trattamento per i dati che la tua azienda carica o collega a Contifex: conti e movimenti bancari, fatture, anagrafiche di clienti e fornitori, categorie, scadenze, documenti, domande all’assistente. Li trattiamo solo per suo conto e secondo le sue istruzioni, come previsto dall’Accordo sul trattamento dei dati personali. Per questi dati il titolare è l’azienda cliente: se sei, per esempio, un fornitore o un cliente di un’azienda che usa Contifex e compari nei suoi movimenti o nelle sue fatture, per informazioni e richieste rivolgiti a quell’azienda. Se scrivi a noi, inoltriamo la tua richiesta all’azienda e la aiutiamo a risponderti.

Le sezioni 4 e 5 descrivono anche alcuni trattamenti che facciamo per conto della tua azienda (il collegamento dei conti e l’intelligenza artificiale): lo facciamo per trasparenza, ma per quei dati la titolare resta la tua azienda e valgono le regole dell’Accordo.

3. Quali dati trattiamo, perché, su quale base e per quanto tempo

Perché	Quali dati	Base giuridica	Per quanto tempo
Gestire l’invito, l’onboarding e la verifica dell’azienda	Email di chi è invitato; ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, sede, PEC e codice ATECO dell’azienda; nome e telefono del referente; dati camerali ottenuti dalla partita IVA	Misure precontrattuali ed esecuzione del contratto, se il cliente sei tu come ditta individuale o professionista (art. 6.1.b); negli altri casi, legittimo interesse nostro e della tua azienda a concludere e gestire il contratto (art. 6.1.f)	Per la durata del contratto, poi come indicato nella sezione 8; se l’azienda non viene abilitata, al massimo 12 mesi dall’ultimo contatto
Valutare la richiesta d’accesso per la demo che ci mandi dal sito, e contattarti per organizzarla, anche con la call di presentazione che prenoti	Partita IVA, nome e cognome ed email di chi chiede l’accesso, e, quando il modulo chiede la call, l’orario della call di presentazione e quello che scrive nel calendario di Cal.com in cui la prenota; i dati camerali dell’azienda di quella partita IVA (ragione sociale, codice fiscale, sede, PEC, codice ATECO, forma giuridica, stato dell’attività); un’impronta non reversibile dell’indirizzo IP, solo per limitare gli invii ripetuti	Misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b) e legittimo interesse a verificare chi ci chiede l’accesso, con dati di un registro pubblico, e a proteggere il modulo dagli abusi (art. 6.1.f)	12 mesi dalla richiesta, qualunque sia l’esito, poi la cancelliamo; la prenotazione della call resta nel calendario di Cal.com finché dura il nostro contratto con Cal.com, che la cancella entro 90 giorni dalla fine; non li usiamo per altro, nemmeno per comunicazioni promozionali; se invitiamo la tua azienda, i dati dell’invito seguono la riga precedente; l’impronta pochi minuti
Telefonare alla tua azienda per presentarle Contifex e proporle una demo, se il suo numero è pubblico	Ragione sociale, comune, settore e fatturato pubblicato dell’azienda; il numero di telefono aziendale e da dove l’abbiamo preso; la data del controllo sul Registro pubblico delle opposizioni; l’esito della chiamata e l’eventuale opposizione; il nome di chi risponde, se ce lo dice, e l’email che ci dà se chiede di ricevere informazioni	Legittimo interesse a far conoscere Contifex alle aziende che possono usarlo (art. 6.1.f); l’email con le informazioni la mandiamo perché ce la chiedi (art. 6.1.b)	12 mesi dall’ultima chiamata, se l’azienda non diventa cliente, poi li cancelliamo; l’opposizione per tutto il tempo che serve a non richiamare quel numero
Darti accesso a Contifex	Nome, email, ruolo e aziende a cui hai accesso; password, conservata solo in forma di hash; l’app di autenticazione che colleghi, registrata presso il fornitore di autenticazione, e l’impronta dei tuoi codici di recupero; sessioni di accesso (indirizzo IP, browser, data e ora); gli avvisi email che ti mandiamo quando cambiano password, email, app o codici di recupero	Esecuzione del contratto, se il cliente sei tu (art. 6.1.b); negli altri casi, legittimo interesse nostro e della tua azienda a darti l’accesso che ha chiesto per te e a proteggerlo (art. 6.1.f)	Account, app e codici di recupero: fino all’eliminazione del tuo account o dell’azienda; sessioni: fino all’uscita o alla loro scadenza
Provare come e quando è stato concluso il contratto	Data e ora, versioni dei documenti accettati, utente che ha accettato, email a cui è stato inviato il codice di approvazione delle clausole, indirizzo IP e browser da cui il codice è stato inserito; gli stessi dati quando accetti i documenti aggiornati (art. 18 dei Termini)	Legittimo interesse a dimostrare la conclusione del contratto e a difendersi in giudizio (art. 6.1.f)	10 anni dalla cessazione del contratto, anche dopo l’eliminazione dell’azienda
Gestire l’abbonamento, i pagamenti e le fatture del canone	Dati dell’azienda, email di chi paga, stato dei pagamenti; quante volte, nel mese, usi le funzioni che il piano limita (per esempio le domande all’assistente). I dati della carta o del conto li raccoglie Stripe: noi non li vediamo	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) o, per chi agisce per l’azienda cliente, legittimo interesse a gestirlo (art. 6.1.f); obblighi fiscali e contabili per le fatture (art. 6.1.c)	Fatture e scritture contabili: 10 anni (art. 2220 c.c.); gli altri dati: per la durata del contratto, poi come indicato nella sezione 8
Mandarti comunicazioni di servizio (inviti, avvisi, scadenze, fine della prova, modifiche dei documenti)	Email, nome, azienda, contenuto dell’avviso	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) o legittimo interesse a informare chi usa il servizio (art. 6.1.f)	Per la durata del contratto; le email già inviate restano presso il fornitore di posta per i tempi del suo servizio
Mandarti le notifiche sul telefono o sul computer, quando sono disponibili per la tua azienda e se le accendi	L’indirizzo che il tuo browser crea per ricevere le notifiche, con le sue chiavi; i tipi di notifica che hai scelto; quando ti abbiamo mandato l’ultimo riepilogo del mattino	Esecuzione del contratto, se il cliente sei tu (art. 6.1.b); negli altri casi, legittimo interesse a farti avere gli avvisi che hai chiesto (art. 6.1.f)	Finché non premi «Disattiva», non togli il permesso dal browser, non esci dall’azienda o l’azienda non viene eliminata
Rispondere alle richieste di assistenza, per email o girate dall’assistente con «Scrivi a Giuseppe»	Ciò che ci scrivi e i dati che contiene; per le richieste girate dall’assistente anche il nome, l’email e l’azienda con cui sei entrato, la pagina da cui scrivi e la conversazione con l’assistente	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) e legittimo interesse a rispondere e a tenere traccia di ciò che ci è stato chiesto (art. 6.1.f)	Il tempo necessario, al massimo 24 mesi dalla chiusura della richiesta
Rispondere a chi ci scrive dal modulo contatti del sito (per chi ha già un account) o per email	Nome, email, oggetto e messaggio; un’impronta non reversibile dell’indirizzo IP, solo per limitare gli invii ripetuti	Misure precontrattuali su tua richiesta e legittimo interesse a rispondere (artt. 6.1.b e 6.1.f)	Il tempo necessario, al massimo 24 mesi; l’impronta pochi minuti
Proteggere il servizio e prevenire gli abusi	Un’impronta non reversibile, calcolata con una chiave segreta, dell’indirizzo IP e dell’account, per limitare i tentativi di accesso e le operazioni più onerose; registri tecnici dei fornitori di hosting, di database e di autenticazione (per esempio indirizzo IP, pagina richiesta, data e ora, esito dell’accesso); registri dell’applicazione (identificativi dell’utente e dell’azienda, operazione, esito, errori)	Legittimo interesse alla sicurezza del servizio e dei dati, e a individuare e correggere i guasti (art. 6.1.f)	Limiti dei tentativi: l’impronta scade dopo pochi minuti e si cancella alle richieste successive; registri: pochi giorni, secondo i tempi dei fornitori, che li cancellano automaticamente
Provare le operazioni eseguite sulle aziende	Registro delle operazioni del pannello di amministrazione (abilitazioni, rimandi, revoche, eliminazioni, modifiche agli account): chi, cosa, quando, su quale azienda o utente	Legittimo interesse a dimostrare le operazioni eseguite e a difendersi in giudizio (art. 6.1.f)	10 anni
Misurare le prestazioni delle pagine	Dati tecnici: modello della pagina visitata (per esempio /conti/[accountId]), senza parametri e senza identificativi di conti, controparti o aziende; tipo di dispositivo, sistema operativo, browser, paese, tempi di caricamento. Nessun cookie e nessun identificativo del visitatore	Legittimo interesse a far funzionare bene il sito (art. 6.1.f)	Per il tempo previsto dal servizio di Vercel, che li cancella automaticamente; noi li vediamo solo in forma aggregata
Difendere i nostri diritti	I dati necessari alla singola controversia	Legittimo interesse (art. 6.1.f)	Per la durata della controversia e dei termini di prescrizione

Da dove vengono i dati. Quasi tutti ce li dai tu. Alcuni ci arrivano da altri: l’email di chi è invitato ce la dà chi lo invita (noi, su indicazione della tua azienda, oppure la tua azienda quando ti aggiunge al suo team); i dati del referente li inserisce chi compila l’onboarding; i dati camerali dell’azienda li otteniamo dal Registro delle imprese, una fonte accessibile al pubblico, tramite Openapi S.p.A., a partire dalla partita IVA. L’indirizzo per le notifiche lo crea il tuo browser quando le accendi; i registri tecnici nascono dall’uso del servizio.

L’assistente dell’assistenza. Nella dashboard «Assistenza» apre un assistente basato su intelligenza artificiale che risponde a domande sull’uso di Contifex a partire dalla nostra guida. Non vede i dati della tua azienda. Le tue domande, le ultime battute della conversazione e la pagina che hai aperto vanno a OpenAI come per le altre funzioni di intelligenza artificiale (sezione 5); non le passiamo il tuo nome, la tua email né l’azienda, e non salviamo la conversazione. Se scegli «Scrivi a Giuseppe», la conversazione arriva per email a Giuseppe, una persona di Artifex, con il tuo nome, la tua email e l’azienda, e ti risponde per email. Usarlo non è obbligatorio: puoi sempre scrivere a support@contifex.com. Le risposte dell’assistente possono contenere errori e non sono consulenza fiscale, contabile o legale. Non scrivere nelle domande password, codici di accesso, dati di pagamento né dati di dipendenti o controparti. Per il rapporto di assistenza (chi chiede, quando e che cosa) siamo titolari, sulla base del contratto (art. 6.1.b); per i Dati del Cliente eventualmente inseriti nella conversazione, Artifex opera come responsabile ai sensi dell’Accordo.

La richiesta d’accesso. Se ci chiedi l’accesso per fare la tua demo dal sito, con la partita IVA che scrivi leggiamo i dati camerali dell’azienda dal Registro delle imprese, tramite Openapi S.p.A., anche se poi non diventi cliente. Non te li mostriamo nella risposta: li vede solo chi in Artifex valuta la richiesta, insieme al tuo nome e alla tua email. A decidere se invitarti è una persona, non un sistema automatico, e ti contattiamo noi all’email che ci hai dato prima di attivare la demo. La richiesta non crea un account: se la tua azienda viene invitata, ricevi l’invito di sempre. Se la partita IVA è di una ditta individuale o di un professionista diverso da te, i dati camerali sono di quella persona: li usiamo solo per valutare la richiesta, li vede solo chi la valuta e li cancelliamo con lei, dopo 12 mesi. Quella persona può esercitare i diritti della sezione 10 come chiunque altro.

Le telefonate alle aziende. Telefoniamo ad aziende che possono usare Contifex, per presentarlo e proporre una demo. Usiamo solo il numero che l’azienda pubblica per essere contattata, negli elenchi telefonici pubblici o sul proprio sito, e prima di chiamare lo controlliamo sul Registro pubblico delle opposizioni. Non chiamiamo numeri di cellulare personali, il nostro numero è sempre visibile e chiamiamo una volta sola, con al massimo un secondo tentativo se nessuno risponde. All’inizio della chiamata diciamo chi siamo e perché chiamiamo. Se non vuoi essere richiamato basta dirlo, o scrivere a privacy@contifex.com, e non ti chiamiamo più. Non mandiamo email promozionali senza che tu ce le chieda.

Fuori dalle telefonate alle aziende descritte sopra, non usiamo i tuoi dati per pubblicità o marketing. Se un giorno volessimo proporti servizi analoghi a quelli che usi, te lo diremo prima e potrai opporti in ogni momento, anche con un clic in ciascuna email.

4. Il collegamento dei conti bancari

I movimenti bancari sono dati che trattiamo per conto della tua azienda (sezione 2). Te ne spieghiamo comunque il funzionamento, perché è la parte più delicata di Contifex.

Quando colleghi un conto, autorizzi Yapily Connect UAB, istituto di pagamento autorizzato dalla Banca di Lituania, a leggere il conto presso la tua banca e a trasmetterne i dati ad Artifex. Noi non riceviamo le tue credenziali bancarie e non possiamo disporre operazioni: l’accesso è in sola lettura. Le autorizzazioni possibili sono due, e sono distinte: la seconda è facoltativa, la chiedi tu, e non sostituisce mai la prima.

Il collegamento ordinario

È quello che si crea quando colleghi la banca. Raccoglie i movimenti degli ultimi 90 giorni e li mantiene aggiornati ogni giorno finché l’autorizzazione è valida: di norma 180 giorni, dopodiché la banca ti chiede di autenticarti di nuovo. I 90 giorni non sono una nostra scelta: sono il periodo che la normativa europea sui servizi di pagamento consente di leggere senza una nuova autenticazione forte (Regolamento delegato (UE) 2018/389, art. 10-bis).

Lo storico esteso, se lo chiedi tu

Per i movimenti più vecchi di 90 giorni la normativa impone sempre una nuova autenticazione. Per questo, se ti servono, il prodotto ti porta una seconda volta dalla tua banca. Ecco cosa comporta, ed è lo stesso che ti diciamo sulla schermata prima di mandarti in banca:

È un secondo accesso, separato da quello che usi ogni giorno. Nasce per questo scopo, riguarda un solo conto, quello che hai scelto, e non tocca gli altri.
Serve una volta sola. Di solito la banca lo concede per pochi minuti, il tempo di scaricare i movimenti: non è un accesso che resta aperto nel tempo.
Lo chiudiamo noi subito dopo, nella stessa operazione che lo ha usato, senza che tu debba fare niente e indipendentemente dall’esito. Non aspettiamo che scada.
Il tuo collegamento ordinario non viene toccato. Continua a funzionare come prima, con la stessa scadenza.

Quanto storico arrivi lo decide la tua banca, e spesso concede meno di quanto chiediamo. Al ritorno ti diciamo quanti movimenti sono entrati e da che data, invece di lasciartelo supporre.

Perché al massimo 12 mesi

Lo storico esteso arriva fino a 12 mesi: dodici mesi bastano, di norma, a ricostruire un anno di movimenti da riconciliare, mentre un periodo più ampio raccoglierebbe dati di esercizi già chiusi senza un beneficio proporzionato. I movimenti oltre i 90 giorni si chiedono solo su tua richiesta esplicita, una volta, e mai in automatico: è il modo in cui applichiamo la minimizzazione dei dati (art. 5.1.c) e la protezione dei dati per impostazione predefinita (art. 25.2).

Come proteggiamo la chiave d’accesso

La chiave del collegamento ordinario viene conservata cifrata, in una tabella che nessun utente della piattaforma può leggere: nemmeno chi lavora nella tua azienda, nemmeno il tuo commercialista.
La chiave dello storico esteso non viene mai conservata: esiste solo in memoria per la durata dello scarico e sparisce con esso. Non la scriviamo in nessuna tabella, in nessun archivio né nei nostri registri.
Prima di mandarti in banca registriamo però il riferimento con cui l’accesso si revoca, che non è una credenziale e non permette di leggere nulla: serve a garantire che nessun accesso resti aperto senza che sappiamo come chiuderlo.
Se qualcosa va storto durante lo scarico, l’accesso viene chiuso lo stesso.

Chi può chiederlo, chi vede i movimenti, come si revoca

Lo storico esteso può chiederlo solo chi ha i permessi di amministrazione bancaria della tua azienda. I movimenti importati sono visibili a chi ha accesso alla tua azienda in Contifex e, se lo hai invitato, al tuo commercialista. Il titolare dell’account e gli amministratori della tua azienda possono revocare un collegamento in qualsiasi momento dalla pagina dei conti: la revoca chiude l’accesso presso la banca e interrompe l’aggiornamento. Anche Artifex può revocare i collegamenti, nei casi previsti dai Termini di Servizio (art. 5.5). I movimenti già importati restano finché la tua azienda non li elimina o fino alla fine del rapporto.

5. Intelligenza artificiale

Contifex usa modelli di OpenAI per classificare movimenti e fatture, per leggere i PDF delle fatture estere e dei documenti senza fattura elettronica, per l’assistente in chat, per l’assistente dell’assistenza e per proporre i box della lavagna in dashboard. Sono dati che trattiamo per conto della tua azienda (sezione 2). Per ogni richiesta inviamo solo i dati necessari: per un movimento importo, data, verso, descrizione e controparte, con alcuni esempi di movimenti già classificati, le categorie già date alla stessa controparte e il documento abbinato; per una fattura, nome e partita IVA del fornitore, causale, importi e righe; per un PDF il documento intero, che può contenere dati di persone fisiche, come chi rilascia una ricevuta o una prestazione occasionale; per l’assistente il nome dell’azienda, la conversazione e i dati che legge per rispondere; per la lavagna solo il testo della tua richiesta, mai i numeri della tua azienda, che il box calcola senza intelligenza artificiale; per l’assistente dell’assistenza la domanda, le ultime battute della conversazione e la pagina aperta, senza il tuo nome, la tua email o l’azienda. Secondo le sue condizioni, OpenAI non usa questi dati per addestrare i propri modelli e li conserva al massimo 30 giorni per il controllo degli abusi. Il fornitore è OpenAI Ireland Ltd (Irlanda), indicato fra i sub-responsabili nell’Allegato C dell’Accordo, che trasferisce i dati negli Stati Uniti a società del gruppo OpenAI sulla base delle clausole contrattuali tipo (Decisione (UE) 2021/914); i dettagli sono all’art. 7 dei Termini di Servizio.

Le categorie con un’affidabilità stimata pari o superiore al 90% vengono applicate in automatico ai movimenti della tua azienda, e restano modificabili; quelle fra il 50% e il 90% sono proposte che confermi tu; sotto il 50% non proponiamo nulla. L’assistente ti avvisa che stai parlando con un sistema di intelligenza artificiale e non esegue nessuna azione senza la tua conferma. Se usi la dettatura vocale nella chat, l’audio è trattato dal riconoscimento vocale del tuo browser (per esempio Google per Chrome o Apple per Safari) secondo le condizioni del suo fornitore; a noi arriva solo il testo.

6. A chi comunichiamo i dati

Ci avvaliamo di questi fornitori, che trattano i dati per nostro conto come responsabili del trattamento, con un contratto che li vincola:

Fornitore	Per cosa	Dove	Garanzia se fuori dall’UE
Supabase Pte. Ltd (Singapore)	Database, autenticazione, archivio dei file	Francoforte (UE); assistenza anche fuori UE	Clausole contrattuali tipo
Vercel Inc. (USA)	Hosting del sito e dell’applicazione; misura delle prestazioni	Francoforte (UE) per le funzioni; rete globale di Vercel per la consegna delle pagine e il controllo della sessione; Stati Uniti per l’assistenza	Data Privacy Framework e clausole contrattuali tipo
Stripe Payments Europe Ltd (Irlanda)	Pagamenti dell’abbonamento; per alcuni trattamenti Stripe agisce come titolare autonomo	UE e Stati Uniti	Data Privacy Framework e clausole contrattuali tipo
Resend — Plus Five Five, Inc. (USA)	Invio delle email	Invio dall’Irlanda (UE); società negli Stati Uniti	Data Privacy Framework e clausole contrattuali tipo
GoDaddy, rivenditore di Microsoft 365, e Microsoft Ireland Operations Ltd	Posta elettronica di Artifex (assistenza e privacy)	UE e Stati Uniti	Data Privacy Framework e clausole contrattuali tipo
Cal.com, Inc. (USA)	Calendario in cui chi chiede la demo prenota la call di presentazione; manda la conferma della prenotazione	Stati Uniti	Data Privacy Framework e clausole contrattuali tipo
Openapi S.p.A. (Italia)	Dati camerali dell’azienda a partire dalla partita IVA, presi dal Registro delle imprese	Italia	—
CIR 2000 snc — Invoicetronic (Italia)	Registrazione dell’azienda presso l’intermediario per la ricezione e la trasmissione delle fatture	UE	—
A-Cube S.r.l. (Italia)	Registrazione dell’azienda presso l’intermediario che scarica le fatture dal cassetto fiscale, quando Artifex rende disponibile la funzione e se l’azienda la attiva	UE	—

Inoltre i dati possono essere comunicati a: Yapily Connect UAB, che presta alla tua azienda il servizio di informazione sui conti come soggetto autorizzato; gli altri utenti della tua azienda e il commercialista che la tua azienda invita in Contifex, che vedono il tuo nome, la tua email e il tuo ruolo; Stripe, per i trattamenti che svolge come titolare autonomo (per esempio la prevenzione delle frodi), secondo la propria informativa; il servizio di notifiche di chi fa il tuo browser o il tuo telefono (per esempio Apple, Google, Mozilla o Microsoft), se accendi le notifiche quando sono disponibili per la tua azienda: riceve l’indirizzo che il tuo browser ha creato e il messaggio cifrato, che non può leggere; le autorità, quando la legge lo impone; i nostri consulenti (commercialista e avvocato), tenuti alla riservatezza. Il personale di Artifex che accede ai dati è autorizzato e istruito.

7. Trasferimenti fuori dall’Unione europea

Quando un fornitore tratta dati fuori dallo Spazio economico europeo lo fa con una delle garanzie previste dagli artt. 45 e 46 del GDPR: la decisione di adeguatezza sul Data Privacy Framework UE-USA (Decisione (UE) 2023/1795), per le società che vi aderiscono; la decisione di adeguatezza per il Regno Unito (Decisione (UE) 2021/1772, rinnovata fino al 27 dicembre 2031), per i fornitori che trattano dati nel Regno Unito; negli altri casi le clausole contrattuali tipo della Commissione europea (Decisione (UE) 2021/914). La tabella della sezione 6 indica quale garanzia vale per ciascun fornitore. Puoi chiederne copia a privacy@contifex.com. Per i trattamenti che Stripe svolge come titolare autonomo valgono le garanzie indicate nella sua informativa.

8. Conservazione e cancellazione

I tempi di ciascun trattamento sono nella tabella della sezione 3. Alla fine del rapporto, come previsto dai Termini di Servizio, il servizio resta in sola lettura per esportare i dati (3 mesi, oppure 30 giorni dopo la fine della prova senza abbonamento), poi eliminiamo l’azienda, gli account e i dati, dopo un avviso di almeno 7 giorni. Restano: le copie di sicurezza giornaliere del database, che si sovrascrivono entro 7 giorni; le fatture del canone (10 anni); la prova della conclusione del contratto e la registrazione dell’eliminazione (10 anni dalla cessazione); le richieste di assistenza (fino a 24 mesi dalla chiusura); i dati che i fornitori conservano per obblighi propri, come Stripe per i pagamenti (art. 15.4 dei Termini). Se esci da un’azienda ma il tuo account resta, restano i dati del tuo account; puoi chiederne la cancellazione (sezione 10).

Scaduti i tempi indicati, cancelliamo i dati o li rendiamo anonimi. Se un dato serve a far valere o difendere un diritto in una controversia già nata, lo conserviamo fino alla sua conclusione.

9. Dati obbligatori e decisioni automatizzate

I dati chiesti nell’onboarding servono a concludere il contratto e a verificare l’azienda: senza di essi non possiamo abilitarla. Nome, email, password e app di autenticazione servono a darti un accesso sicuro: senza non puoi usare Contifex. I dati della richiesta d’accesso e del modulo di contatto servono a valutare la richiesta e a risponderti: senza non possiamo farlo. I dati per il pagamento servono all’abbonamento, che senza di essi non parte. L’assistente dell’assistenza e le notifiche, quando sono disponibili, sono facoltativi: se non le usi, l’assistenza resta disponibile per email e gli avvisi restano dentro Contifex e per email.

Non prendiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici su di te o che ti riguardino in modo analogo (art. 22): se invitare un’azienda lo decide una persona; la classificazione automatica riguarda i movimenti della tua azienda e resta modificabile; i limiti automatici ai tentativi di accesso durano pochi minuti e servono solo alla sicurezza.

10. I tuoi diritti

Ai sensi degli articoli 15-22 del GDPR puoi chiederci:

accesso: sapere se trattiamo tuoi dati e averne copia;
rettifica dei dati inesatti o incompleti;
cancellazione, salvo che dobbiamo conservarli per legge o per difendere un diritto;
limitazione del trattamento nei casi previsti;
portabilità dei dati che ci hai fornito, nei casi in cui il trattamento si basa sul contratto ed è automatizzato, in un formato strutturato e leggibile da un computer.

Il tuo diritto di opposizione

Puoi opporti in qualsiasi momento, per motivi legati alla tua situazione particolare, ai trattamenti basati sul nostro legittimo interesse (art. 21 del GDPR). In quel caso smettiamo, salvo che dimostriamo motivi legittimi cogenti che prevalgono sui tuoi interessi, o che i dati servano a far valere o difendere un diritto in giudizio. Alle telefonate per presentarti Contifex, e se un giorno ti scrivessimo per proporti nostri servizi, puoi opporti sempre, senza dare motivi.

Nessuno dei trattamenti descritti qui si basa sul tuo consenso. Se in futuro te ne chiederemo uno, potrai revocarlo in qualsiasi momento, con la stessa facilità con cui lo hai dato; la revoca non rende illecito ciò che è stato fatto prima.

Scrivi a privacy@contifex.com o alla PEC artifextechnologiessrls@pec.it. Esercitare i diritti è gratuito. Rispondiamo entro un mese; se la richiesta è complessa possiamo prorogare di altri due mesi, e in quel caso te lo diciamo entro il primo. Se abbiamo dubbi ragionevoli su chi sei, possiamo chiederti le informazioni necessarie a confermarlo, per esempio di scriverci dall’email del tuo account. Hai anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo dello Stato dell’Unione in cui risiedi o lavori, oppure di rivolgerti al giudice. Per i dati che trattiamo per conto di un’azienda cliente vale la sezione 2.

Usiamo solo strumenti tecnici, necessari al funzionamento del sito e dell’accesso, e una misura delle prestazioni delle pagine che vediamo solo in forma aggregata e che non usa cookie. Se accendi le notifiche, quando sono disponibili per la tua azienda, il browser conserva lo script che le mostra. Non usiamo cookie di profilazione o pubblicitari, né strumenti che ti seguano su altri siti, e per questo non ti chiediamo un consenso. I dettagli sono nella Cookie policy.

12. Sicurezza

Proteggiamo i dati con misure adeguate al rischio: comunicazioni cifrate (HTTPS/TLS); dati del database cifrati a riposo dal fornitore; chiavi di accesso ai conti bancari cifrate anche dall’applicazione; separazione fra le aziende e controllo degli accessi per ruolo, applicati anche dal database; il codice di un’app di autenticazione all’accesso, oltre alla password; copie di sicurezza giornaliere conservate 7 giorni; database e funzioni nell’Unione europea. L’elenco completo delle misure è nell’Allegato B dell’Accordo sul trattamento dei dati.

13. Modifiche all’informativa

Se questa informativa cambia, pubblichiamo la nuova versione con la sua data. Se le modifiche sono sostanziali, te le comunichiamo via email almeno 30 giorni prima che si applichino, salvo che la legge le imponga prima. Prima di usare i tuoi dati per una finalità diversa da quelle descritte qui, te lo diciamo e ti diamo le informazioni su quella finalità.

L’informativa non è un contratto e non si accetta: ti informa. Le modifiche dei Termini e dell’Accordo, che riguardano anche i dati che trattiamo per conto della tua azienda, seguono l’art. 18 dei Termini di Servizio.