Categorie e regole

Schermata dall'azienda d'esempio Lirena Impianti: nomi e importi sono inventati.

12.1 — L'albero delle categorie

Le categorie sono un albero (categoria principale, sotto-categorie, anche su più livelli) e si usano su movimenti, fatture, scadenze, cashflow, costi e budget. Con l'azienda nasce un piano di categorie di partenza, che puoi cambiare per intero.

1
Categorie → «+ Nuova categoria» — nome (fino a 100 caratteri), categoria padre (vuota per una principale), direzione (Entrate, Uscite o Entrambe), colore e, per le uscite, «Non chiede giustificativo»
2
Aggiungi una sotto-categoria — dal «+» sulla riga della categoria; si crea anche al volo dal selettore delle categorie
3
Dai la natura a una categoria di costo — Produzione, Struttura, Investimento o «Non è un costo», e il comportamento, fisso o variabile: Contifex li deduce dal nome, tu li confermi o li cambi. Servono alla Mappa dei costi e al pareggio (capitolo 11) e al conto economico della chiusura mensile (sezione 13.1)
4
Sposta una categoria — da «Modifica» cambi la categoria padre: le sotto-categorie la seguono, e movimenti, fatture e regole restano dove sono
5
Elimina una categoria — Contifex dice che cosa la usa (movimenti, regole, previsioni, anagrafiche, voce di bilancio) e chiede se spostare tutto in un'altra categoria o lasciarlo senza categoria

Ti è stata utile?

12.2 — Regole di categorizzazione

Una regola dice: se un movimento contiene questa parola chiave, e rispetta queste condizioni, prende questa categoria. Le regole valgono per i movimenti nuovi, prima dell'AI, e se vuoi per quelli già presenti.

Regole di categorizzazione

AGRIFORNITURE BREMBANA→Fornitori → MacchinariUscite · 12 movimenti

SEMENTI PADANA→Fornitori → SementiUscite · 8 movimenti

ENERGIA VERDE→Utenze → Energia elettricaUscite · 6 movimenti

MERCATO ORTOFRUTTICOLO→Vendite → MercatiEntrate · 14 movimenti

IPER MONTEBELLO→Vendite → GDOEntrate · 9 movimenti

1
Categorie → «Nuova regola» — mentre scrivi, la finestra mostra quanti movimenti già presenti la regola troverebbe, con qualche esempio
2
Scrivi la parola chiave o il nome — es. «AGRIFORNITURE BREMBANA»: maiuscole, accenti, punteggiatura e spazi in più non contano, contano le parole intere. Si cerca in tutto il testo, o solo nella controparte o nella causale
3
Aggiungi le condizioni che servono — altre parole che la controparte o la causale devono contenere o non contenere, con alternative («busta paga» oppure «stipendio»); un conto; un importo da/a. Il movimento deve rispettarle tutte
4
Scegli categoria, direzione e azioni — la regola può anche segnare come verificati («Segna come verificato») o nascondere dalle analisi («Nasconde dalle analisi») i movimenti che trova
5
Applica ai movimenti già presenti — già spuntato al salvataggio, o con «Applica» nella lista: non cambia mai una categoria scelta da te o dalla fattura, e quella dell'AI solo se la regola vale «Anche sull'AI»

Sotto-regole e priorità

Una sotto-regola affina una regola: se il movimento contiene la parola della regola principale e anche la sua, prende la categoria della sotto-regola. Così lo stesso fornitore va in categorie diverse secondo la causale (es. pesche, nocciole, kiwi). Eliminando la regola principale si eliminano anche le sue sotto-regole: la conferma dice quante sono
Se due regole trovano lo stesso movimento vince la priorità più alta (bassa, normale, alta), poi la regola con più condizioni, poi la parola chiave più lunga; l'anteprima dice quanti movimenti prende un'altra regola
Una regola nasce anche dal movimento: quando una categoria torna spesso, Contifex propone “Crea regola da questo movimento” (sezione 4.4)

Ti è stata utile?

12.3 — Regole consigliate e regole proposte

Contifex ti propone le regole da creare: quelle per le spese che quasi ogni azienda ha, e quelle per le controparti che tornano più spesso fra i movimenti senza categoria. Niente cambia finché non premi tu.

1
«Regole consigliate» — regole pronte per entrate e uscite comuni: controlli la categoria e i movimenti che ognuna troverebbe, e premi «Aggiungi»; con «Applica subito» le tue regole accese categorizzano anche i movimenti già presenti ancora senza categoria, tutte in una volta. Quelli che un'altra regola ha già categorizzato restano com'erano; «Applica» accanto alla regola nuova le dà anche quelli in cui vince lei
2
«Regole proposte» — le controparti che tornano almeno tre volte fra i movimenti senza categoria, con la categoria che hai scelto a mano o che propone l'AI
3
«Crea regola» o «Non proporre più» — la regola nasce dopo averne visto l'anteprima; una proposta tolta non torna

Per gli F24 non c'è una regola consigliata, perché pagano insieme imposte, ritenute e contributi.

Ti è stata utile?

12.4 — L'AI e la Revisione

Ai movimenti nuovi che arrivano dalla banca o da un import, se nessuna regola li ha categorizzati, l'AI propone una categoria: quando è molto sicura la applica, quando lo è meno la mette in Revisione da confermare. Per le fatture ricevute l'AI propone soltanto: ogni proposta va in Revisione.

1
L'AI propone — dalla controparte, dalla causale, dalle fatture e da come hai categorizzato in passato lo stesso fornitore
2
Sicura almeno al 90% — a un movimento la categoria è applicata, con il segno che l'ha scelta l'AI; tra il 50% e il 90% la proposta va in Revisione. A una fattura ricevuta non è mai applicata da sola: la proposta va in Revisione anche sopra il 90%. Se fra i movimenti esaminati insieme c'è un testo scritto per dare ordini all'AI (per esempio una causale che parla di «confidence» o del classificatore), nessuno si applica da solo: vanno tutti in Revisione
3
Apri Revisione — filtri per movimenti o fatture e per sicurezza; «Conferma selezionate» o «Rifiuta» agiscono solo sulle righe che vedi, oppure clicca la categoria per correggerla. Una fattura ricevuta è un costo: prende solo categorie di uscite, e la sua categoria passa anche alle scadenze nate dalla fattura che non ne hanno un'altra. L'elenco mostra fino a 500 proposte di movimenti e 500 di fatture, le più sicure; «In coda» le conta tutte
4
Guarda «Decise (storico)» — quante proposte hai già deciso; accanto, «Proposte confermate» dice quante ne hai confermate, in percentuale

Quando arrivano molti movimenti insieme, per esempio al primo collegamento della banca, quelli che l'AI non fa in tempo a vedere li riprende da sola entro un quarto d'ora, se sono arrivati negli ultimi 7 giorni. Un movimento che l'AI ha già esaminato senza trovare una categoria non torna da lei da solo.

In Revisione, sotto la coda, “Quanti movimenti sono da categorizzare?” li conta e “Categorizza i movimenti già importati” li manda all'AI, per esempio dopo il primo collegamento della banca. Prima applica le tue regole: se le regole non partono, non manda niente all'AI e ti chiede di riprovare. Lavora a blocchi di 200: premi di nuovo finché non ne restano. È anche il modo di far categorizzare all'AI i movimenti che hai scritto a mano senza categoria. Le categorie scelte da te o dalle regole non le tocca mai.

Ti è stata utile?

Vuoi provare Contifex?

Chiedi la demo: la tua azienda riceve l'accesso e 30 giorni di prova. Hai già ricevuto un invito? Apri il link nell'email, oppure accedi.

Richiedi la demo Accedi

Per informazioni: support@contifex.com