Riconciliazione

5.1 — Riconciliare un movimento con una fattura

Riconciliare significa dire a Contifex quale fattura, nota di credito o scadenza paga un movimento. La fattura si chiude quando è pagata per intero, il movimento prende la sua categoria e il Cashflow sa che cosa è già entrato e uscito.

Le proposte di abbinamento fra fatture e bonifici, ognuna con quanto è sicura e i motivi — Schermata dall'azienda d'esempio Lirena Impianti: nomi e importi sono inventati.

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Apri il dettaglio del movimento — per esempio l'accredito di 4.800,00 € da Mercato Ortofrutticolo Milano
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Premi «Riconcilia» — si apre «Riconcilia movimento»: in alto fino a tre «Consigliati», dal più adatto; sotto «Cerca un documento» e l'elenco delle fatture non riconciliate, dalla più recente
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Scegli i documenti — «Seleziona» su un consigliato (il primo è «Più adatto»), oppure spunta le fatture dell'elenco o cercale per numero, nome o importo: puoi sceglierne più di una, anche note di credito e scadenze
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Controlla la «Quadratura» — dice se il totale dei documenti torna con il movimento: «Quadra», «Restano da incassare…» o «Avanzano…»
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Premi «Riconcilia con N documenti» — movimento e documenti restano collegati; se resta qualcosa da incassare o pagare, una fattura resta aperta per il resto; di una scadenza senza fattura il resto diventa una scadenza nuova con la stessa data, mentre le scadenze delle imposte si pagano solo per intero

Dettagli — Riconciliazione

I “Consigliati” vengono dallo storico delle riconciliazioni dell'azienda: pesano, in quest'ordine, le riconciliazioni passate con lo stesso beneficiario, i numeri dei documenti scritti nella causale, la controparte, gli abbinamenti già proposti e per ultimo l'importo identico. Il numero nella causale non conta per la fattura di un fornitore diverso da quello del movimento: ognuno numera da 1. Date, orari, importi e cifre della carta scritti dalla banca non contano come numeri di documento
Nella ricerca vengono prima le fatture il cui numero è nella causale del movimento
Una fattura segnata pagata a mano compare fra le “Segnate pagate a mano”: “Sostituisci col movimento” mette il movimento vero al posto del pagamento scritto a mano
Il movimento riconciliato prende la categoria della fattura, se la fattura ne ha una; in Revisione, “Categorizza i movimenti riconciliati” fa lo stesso sui movimenti riconciliati prima
La riconciliazione si annulla dal dettaglio del movimento, nel riquadro “Riconciliato con”: la fattura torna aperta
Un movimento riconciliato solo in parte si completa da Movimenti: spunta la sua casella e premi “Riconcilia” nella barra in alto. Il pannello dice quanto resta da assegnare, e la quadratura conta solo quello. Un giroconto non paga fatture

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5.2 — Le proposte di abbinamento

Ogni giorno, e dopo ogni sincronizzazione, Contifex cerca da solo le coppie movimento-fattura e movimento-scadenza e te le propone nel riquadro «Proposte di abbinamento» di Movimenti. Nessuna riconciliazione viene applicata senza la tua conferma.

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Apri il riquadro in Movimenti — sopra c'è quante proposte ci sono da confermare; se ne vedono tre alla volta, dalla più sicura, e quando ne confermi o scarti una entra la successiva, finché non finiscono. Ogni proposta mostra il movimento, la fattura o la scadenza, il residuo e quanto è sicura, in percentuale, con i motivi: importo esatto o entro l'1-2%, data vicina, IBAN o nome che coincidono, numero della fattura nella causale. Se il movimento paga una rata di una fattura in rate, la proposta lo dice («Paga una rata») e mostra la rata, con la sua data, prima del residuo della fattura
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Guarda la fattura prima di confermare — «Anteprima fattura» la apre senza lasciare la pagina
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Conferma o scarta — una alla volta, oppure «Seleziona dal 90% in su» e «Conferma» per tutte le più sicure, anche quelle in coda che non si vedono ancora (sotto le tre è scritto quante sono selezionate). Se sono tante, Contifex ne conferma una parte e lascia selezionate le altre: premi di nuovo «Conferma» per finire. «Scarta» la toglie
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Dai la categoria — accanto al movimento puoi scegliere la categoria, e Contifex propone «Crea la regola» per i prossimi
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«Ricalcola» — rifà la ricerca adesso, per esempio dopo un import

Una proposta arriva al 90% solo se anche l'IBAN coincide: quello del movimento deve essere l'IBAN del cliente o del fornitore. Se Contifex non conosce l'IBAN, le proposte restano sotto il 90% e il comando per selezionare le più sicure non compare: le scegli tu, una per una. Perché possano arrivarci, scrivi l'IBAN nell'anagrafica del cliente o del fornitore (sezione 7.1).

Non ancora attivo. La riconciliazione dei casi sicuri senza conferma è costruita ma spenta per tutte le aziende: oggi Contifex segna soltanto con “Contifex l'avrebbe abbinata da sola” le proposte che riconcilierebbe da sé, per misurare quanto ci azzecca. Quando sarà attiva, i movimenti che avrà riconciliato compariranno in “Abbinati da Contifex”, da guardare con “Va bene” o “Annulla”.

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5.3 — Più movimenti, più fatture, pagamenti parziali

Un bonifico può pagare più fatture, e una fattura può essere pagata con più bonifici, anche in parte.

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Un movimento, più fatture — in «Riconcilia movimento» spunta tutte le fatture che il bonifico paga: la quadratura somma i documenti
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Più movimenti, una o più fatture — in Movimenti seleziona i movimenti con le caselle e premi «Riconcilia»: scegli la fattura, o le fatture, che questi movimenti pagano
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Guarda la «Ripartizione» — Contifex divide gli importi dai movimenti più vecchi alle fatture più vecchie, e dice per ognuna se è pagata per intero o quanto resta aperto
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Premi «Riconcilia N movimenti con…» — una fattura pagata in parte resta aperta per il resto

Nella stessa selezione vanno solo pagamenti o solo incassi, nella stessa valuta; giroconti e storni non pagano fatture e vanno tolti dalla selezione.

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5.4 — Note di credito e compensazioni

Una nota di credito riduce quanto c'è da incassare o da pagare su una fattura; una compensazione chiude fatture emesse e ricevute dello stesso soggetto l'una contro l'altra.

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Nota di credito nella riconciliazione — selezionala insieme alla fattura: si sottrae dalla prima fattura selezionata dello stesso soggetto a cui resta qualcosa. Per abbinarla a un'altra, seleziona prima quella
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Compensazione proposta — quando un movimento è la differenza fra le fatture che vi siete emessi a vicenda, il riquadro «Compensazione proposta» la suggerisce: «Compensa» seleziona le fatture dello stesso soggetto, che si chiudono insieme senza cassa
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Compensazione senza movimento — dal dettaglio di una fattura, «Compensa» la chiude contro una fattura dell'altro lato dello stesso soggetto, senza passare dalla banca
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Annullare — «Annulla la compensazione» dal movimento o dalla fattura: le fatture tornano aperte per quanto manca

In Fatture le note di credito ancora da usare hanno l'etichetta “Da rimborsare” o compaiono in meno nei riquadri “Da incassare” e “Da pagare”; quelle già usate in una compensazione hanno “Compensata”. Una nota si collega alla sua fattura anche dallo Scadenzario (sezione 9.2).

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5.5 — Fatture estere e documenti senza fattura elettronica

Le fatture dei fornitori esteri (Google, Meta, Amazon, gli abbonamenti) e gli scontrini non passano dallo SdI. Li alleghi in PDF dal movimento che li paga: il documento nasce fra le ricevute e il movimento si riconcilia con esso.

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In «Riconcilia movimento» premi «Non trovi la fattura? Allega il PDF» — scegli che documento allegare. Se il PDF è già fra i giustificativi del movimento (l'hai caricato tu o te l'ha allegato Claude o ChatGPT, sezione 14.4), sopra trovi «Usa il PDF allegato»: lo prende da lì senza sceglierlo di nuovo
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Fornitore estero — scegli il PDF scaricato dal link della ricevuta: l'AI legge fornitore, numero, data e importi, tu controlli i campi segnati in arancio. Se nel PDF ci sono più fatture, le registri una dopo l'altra, e con l'ultima il movimento si riconcilia con tutte
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Documento italiano senza fattura elettronica — uno scontrino, una ricevuta o una prestazione occasionale: per la prestazione Contifex propone la ritenuta del 20% e la marca da bollo, e mette la ritenuta nella stima dell'F24 (codice 1040)
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Premi «Registra e riconcilia» — il documento entra fra le ricevute col PDF allegato, e il movimento è riconciliato
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Rimborso di un fornitore estero — su un incasso c'è «Rimborso di un fornitore estero? Allega la nota di credito in PDF»: la nota nasce fra le ricevute e il movimento si riconcilia col rimborso

“Leggi il PDF” manda il documento all'AI e conta una domanda del mese (sezione 14.3); con “Compila a mano” scrivi tu i dati. Senza fattura l'IVA di uno scontrino non si detrae: il documento conta fra gli acquisti per il totale. Per gli acquisti dall'estero può servire anche un'autofattura (sezione 6.10). PDF fino a 4 MB. L'AI legge un PDF di fatture fino a 30 pagine e uno scontrino o una ricevuta fino a 10: un PDF più lungo non conta la domanda, e i dati li compili a mano.

Non ancora attivo. “La fattura non è arrivata?”, per regolarizzare un acquisto italiano di cui il fornitore non ha mai mandato la fattura (autofattura TD20 o TD29), è costruita ma spenta finché il commercialista non ne conferma le regole.

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