Guida di Contifex · Capitolo 16 di 18
Impostazioni
Le Impostazioni si aprono con una pagina di schede, in tre gruppi: La tua azienda, Fatture, Persone e accessi. Ogni scheda dice a che cosa serve e com'è impostata adesso, per esempio “Manca l'indirizzo” o “Solleciti accesi”; un clic apre la sua pagina, e sul computer le altre schede restano nell'elenco a sinistra. In cima, solo quando serve, la striscia “Da sistemare” elenca quello che manca davvero, con il link per sistemarlo. Il collegamento alla banca sta in Conti, le categorie in Categorie.
16.1 — Dati azienda e SDI
I dati fiscali dell'azienda finiscono in ogni fattura e nel rapporto col Sistema di Interscambio.
Nome azienda
Orto Esempio Società Agricola a r.l.
P.IVA
03847291020
Codice Fiscale
03847291020
Indirizzo
Via delle Cascine, 14 — 24040 Stezzano (BG)
Codice RegimeFiscale in fattura
RF04 — Agricoltura e attività connesse, pesca
- 1Impostazioni → Dati dell'azienda — nome, indirizzo, logo e codice ATECO (formato XX.XX.XX); P.IVA e codice fiscale non si cambiano da qui: scrivi all'assistenza di Contifex
- 2Impostazioni → Ricezione delle fatture — il codice destinatario di Contifex da registrare all'Agenzia per ricevere le fatture (sezione 1.4). «Scarica da SDI», per andare a prendere subito quelle in arrivo, è in fondo a Fatture
- 3Impostazioni → Fattura nuova — in «Valori della fattura nuova»: termine di pagamento, ritenuta e gli altri valori con cui parte ogni fattura nuova
- 4Logo dell'azienda — in Dati dell'azienda: PNG, JPG o WEBP: compare in alto a sinistra nei PDF di fatture, note di credito e DDT. Non va sulle fatture che ricevi
I dati dell'azienda li cambiano il titolare e gli amministratori. Il riquadro “Pronto a fatturare” dice che cosa manca prima della prima fattura (sezione 16.2).
Ti è stata utile?
16.2 — Pagamenti, prodotti ed email ai clienti
Quello che serve per fatturare senza ricopiare: come ti pagano, che cosa vendi, dove arrivano le risposte dei clienti.
- 1«Pronto a fatturare» — in Impostazioni → Fattura nuova: l'elenco dei dati che mancano per mandare una fattura allo SdI, con il link per completarli
- 2Numerazione — nella stessa pagina: serie, formato e prossimo numero (sezione 6.3)
- 3Impostazioni → Metodi di pagamento — «Aggiungi» almeno il bonifico con il tuo IBAN: il predefinito è quello con cui parte una fattura nuova. Senza IBAN la fattura non parte
- 4Impostazioni → Prodotti e servizi — il catalogo di ciò che vendi, con descrizione, prezzo e IVA da scegliere nella riga; «Proponi dalle fatture emesse» lo riempie dalle righe che hai già usato
- 5Impostazioni → Email e solleciti — l'indirizzo a cui arrivano le risposte delle fatture mandate con «Invia al cliente» e dei solleciti
Ti è stata utile?
16.3 — Regime fiscale e Dati per le imposte
Il regime decide le scadenze IVA nella previsione, la stima dell'imposta nella chiusura mensile e il codice RegimeFiscale delle fatture. I Dati per le imposte servono a stimare IRES e IRAP.
- 1Proposte di Contifex — in cima alla pagina, i dati fiscali che Contifex ha ricavato per te, ognuno con il suo motivo e da dove viene: dalla partita IVA e dalla visura camerale forma giuridica, tipo di ritenuta, codice ATECO, codice RF04 per l'agricoltura e trimestrale speciale; dalle fatture emesse degli ultimi dodici mesi (almeno tre, con il file XML) il codice RegimeFiscale, il regime forfettario, l'IVA delle righe, la ritenuta con la sua causale e i termini di pagamento della fattura nuova; dagli F24 pubblicati negli ultimi diciotto mesi (di solito dal commercialista col Portale Studio) l'IVA mensile o trimestrale e, aprendo gli F24 delle imposte, gli acconti IRES e IRAP versati per l'anno prima, se l'azienda è soggetta agli ISA (acconti al 50% e 50% invece che al 40% e 60%) e in quante rate paga saldo e primo acconto; dalle regole dell'anno, che tiene Contifex, l'aliquota IRAP ordinaria della regione della sede (alcune attività ne hanno una diversa: in dubbio chiedi al commercialista) e, per chi è soggetto agli ISA, il giorno del saldo e del primo acconto quando un decreto lo proroga oltre il 30 giugno. Non cambia niente finché il titolare o un amministratore non preme «Conferma»; «Scarta» la toglie e non torna con lo stesso valore; «Rileggi dalla partita IVA», «Rileggi dalle fatture emesse», «Rileggi dagli F24» e «Rileggi le regole dell'anno» le cercano di nuovo, e l'import dello storico delle emesse le cerca da solo alla fine. Sotto, «Carica la visura» (o «Sostituisci» per una più recente) per chi si è registrato prima che fosse obbligatoria. Se il commercialista ha il permesso «Può cambiare regime e ATECO» (Impostazioni › Commercialista › «Invita il tuo commercialista»), può cambiarli lui dal Portale e decidere le proposte su questi dati: qui trovi la data dell'ultima volta
- 2Impostazioni → Regime fiscale e imposte — IVA mensile, IVA trimestrale o regime forfettario: qui lo cambiano il titolare o un amministratore, gli altri lo vedono soltanto. Un'azienda nuova parte da IVA trimestrale, segnata «Da confermare» finché qualcuno non sceglie il regime e salva
- 3Codice RegimeFiscale in fattura — derivato dal regime; «Scegli tu» per i regimi che le tre voci non distinguono, come minimi, agricoltura o IVA per cassa
- 4Dati per le imposte — forma giuridica, IRES e IRAP dell'anno prima dalla dichiarazione, acconti versati, aliquota IRAP della regione, ISA: li compila il titolare o il commercialista
- 5Imposte nella previsione di cassa — «Con le imposte stimate» (consigliata, ed è come parte ogni azienda): IVA, ritenute, IRES e IRAP stimate pesano nella previsione finché il commercialista non pubblica l'F24 vero. «Solo gli F24 già nello Scadenzario»: la previsione conta solo gli F24 preparati, utile se le stime non ti tornano o se paghi le imposte da un conto che Contifex non vede, ma la cassa prevista può sembrare più alta del vero. Vale per tutta l'azienda: Cashflow, Saldo scalare, box della cassa prevista sulla Dashboard, Assistente AI, riepilogo per email e avvisi sulle imposte da coprire. «Da accantonare», le stime in Scadenze e gli Adeguati assetti contano sempre le imposte stimate. La cambiano il titolare o un amministratore, con «Salva»
Le stime di IRES e IRAP in Scadenze e nel Cashflow partono da questi dati, con le regole confermate dal commercialista. Sono stime per la cassa: le imposte vere le calcola lui. Confermare una proposta può creare la riga dell'anno nuovo senza IRES e IRAP dell'anno prima: finché non le inserisci, le stime vengono dalla riga dell'anno prima, col giorno del saldo, le rate e l'ISA scelti per quest'anno, e una nota in Scadenze lo dice. Se ne manca una sola, nelle stime conta zero, e la nota lo dice. Dall'utile provvisorio Contifex stima il saldo di giugno e anche il 2° acconto di novembre dell'anno dopo; se c'è solo la riga dell'anno prima, passato il saldo di giugno Scadenze e “Da accantonare” ti chiedono i Dati per le imposte dell'anno: senza quei dati il 2° acconto di novembre non si stima. L'utile provvisorio conta le fatture dell'anno e, delle uscite di banca senza fattura, solo stipendi e contributi: le categorie che nella mappatura del Bilancio vanno in “B.9 - Per il personale”. Le altre uscite senza fattura (un affitto pagato a un privato, le commissioni) non sono contate. L'utile dei mesi passati si porta a dodici mesi contando i giorni, non i mesi interi. Se le fatture e i movimenti dell'anno sono troppi per leggerli tutti, il saldo dall'utile non si stima e una nota lo dice.
Ti è stata utile?
16.4 — Team, ruoli e permessi
Inviti le persone che lavorano con te, con un ruolo, e scegli quali aree vede ognuna.
- 1Impostazioni → Team → «Invita membro» — email e ruolo; l'invito si rimanda o si annulla finché non è accettato. Inviti e rinvii: al più 20 all'ora per azienda e 3 all'ora alla stessa persona. Gli inviti in attesa li vedono il titolare e gli amministratori, e un amministratore lo toglie dal team (o ne annulla l'invito) solo il titolare
- 2Scegli i permessi — le aree che vede nel menu: quelle tolte spariscono anche da dashboard e assistente
- 3«Vede i saldi» — senza, alla persona l'app non mostra il saldo dei conti, né Cashflow, Chiusura mensile e Bilancio, che partono dai saldi
I permessi nascondono le pagine e i saldi nell'app, non i dati che ci stanno dietro: chi vede i Movimenti può ricostruire i saldi sommandoli. Non sono un confine di sicurezza: ogni persona del team, con qualunque ruolo, usando il proprio accesso con strumenti tecnici può leggere direttamente dal database i dati dell'azienda, anche quelli nascosti (saldi, movimenti, fatture, prospetto del bilancio). Il ruolo decide che cosa può modificare: chi non deve vedere questi dati non va invitato. Il titolare è uno solo e gestisce l'abbonamento. Ruoli e permessi dei colleghi li vedono solo il titolare e gli amministratori: gli altri, in Impostazioni → Team, vedono dei colleghi il nome e l'email.
Ti è stata utile?
16.5 — Più aziende
Con lo stesso accesso puoi lavorare in più aziende: ognuna ha i suoi dati, il suo team e il suo abbonamento.
- 1Accetta l'invito — chi ti invita in un'altra azienda ti manda un'email; con lo stesso indirizzo entri anche lì
- 2Passa da un'azienda all'altra — da «Le tue aziende» nel menu: le pagine mostrano solo i dati dell'azienda scelta
Ti è stata utile?
16.6 — Password e accesso a due fattori
Dopo la password, Contifex chiede un codice di sei cifre dall'app di autenticazione del telefono: chi scopre la tua password, senza il telefono, non entra. È obbligatorio per tutti; a un account nuovo restano 14 giorni dal primo ingresso per collegare l'app.
- 1Collega l'app di autenticazione — in Impostazioni → Sicurezza dell'accesso, con Google Authenticator, Microsoft Authenticator o simili: inquadri il codice QR, o scrivi a mano la chiave, e confermi col codice di sei cifre
- 2Salva i codici di recupero — dieci codici, ognuno valido una volta, da usare al posto dell'app se perdi il telefono: copiali o scaricali e tienili lontano dal telefono, non li vedrai più
- 3Cambia telefono — «Aggiungi un'altra app» col telefono nuovo, poi togli quella vecchia: l'ultima non si toglie
- 4Troppi tentativi sbagliati — dopo cinque codici o dieci password sbagliati di fila l'accesso all'account si sospende per 15 minuti, anche col codice giusto: è il freno contro chi prova a indovinare
- 5Nome, password ed email — in Impostazioni → Il tuo profilo; il nome sta su una riga, al più 120 caratteri; per la password serve quella attuale (se l'ultimo accesso è di più di un giorno fa, può servire anche il codice che ti mandiamo via email per confermare), o un link per reimpostarla: il link si usa quando premi «Continua» nella pagina che apre, poi hai 15 minuti per scegliere la password nuova, col codice dell'app se l'hai collegata; la conferma della nuova email arriva al nuovo indirizzo, se si può usare. Ogni cambio ti manda un'email di avviso
Ti è stata utile?
16.7 — Conservazione a norma
Chi emette o riceve fatture elettroniche deve conservarle a norma per dieci anni. Non è compresa in Contifex: si fa gratis presso l'Agenzia delle Entrate.
- 1Aderisci al servizio dell'Agenzia — nel portale Fatture e Corrispettivi, una volta sola: da quel momento conserva lei
- 2Dillo a Contifex — in Impostazioni → Conservazione a norma premi «Ho aderito al servizio» con la data dell'adesione: Contifex ti dice da quando sei coperto e ti ricorda di verificarla
L'intermediario di fatturazione tiene le fatture solo due anni: oltre, chi non ha conservato ha perso i documenti. In Contifex il file XML resta sulla fattura, ma non è conservazione a norma.
Ti è stata utile?
16.8 — Prova e abbonamento
La prova gratuita dura 30 giorni dal giorno in cui Contifex abilita la tua azienda. Lo stato della prova o dell'abbonamento lo vedi in fondo al menu e in Impostazioni → Abbonamento; a prova finita senza abbonamento dice «Prova finita».
- 1Impostazioni → Abbonamento — stato e data di fine della prova o della rata successiva; se hai già sottoscritto e il primo addebito arriva più avanti, vedi la sua data e con «Gestisci» puoi cambiare la carta prima che arrivi; se paghi con bonifico vedi la fascia del tuo Preventivo e la data fino a cui hai pagato, e per il rinnovo ti scriviamo prima della scadenza; se l'abbonamento l'ha attivato Contifex, rinnovo e pagamento seguono gli accordi presi e per cambiarlo scrivi a support@contifex.com
- 2Chiedi il Preventivo — l'abbonamento è annuale: premi «Chiedi il preventivo» (si apre il modulo dei contatti con l'oggetto «Vendite», il tuo nome e la tua email già scritti) o scrivi a support@contifex.com, e Artifex ti manda un Preventivo con il prezzo e le funzioni comprese (art. 10.1 dei Termini)
- 3Sottoscrivi — il titolare accetta il Preventivo che Artifex gli ha mandato; il prezzo annuale si paga in anticipo, in un'unica soluzione o in due rate semestrali, con carta o addebito diretto SEPA tramite Stripe, come indicato nel Preventivo e come dicono gli artt. 10.2 e 10.3 dei Termini
Quanto costa
Il listino, per fascia di fatturato, il titolare lo trova in Impostazioni → Abbonamento, nel riquadro “Abbonamento annuale”, finché è in prova o la prova è finita, e nelle email che avvisano della fine della prova. Il prezzo applicato alla tua azienda è quello scritto nel Preventivo che ti mandiamo dopo la demo, e prevale sul listino (art. 10.1 dei Termini).
Se la prova finisce senza un abbonamento
Si applica l'art. 4.2 dei Termini: Contifex passa in sola lettura e i collegamenti con le banche si chiudono; per 30 giorni puoi consultare ed esportare i dati o sottoscrivere l'abbonamento; poi Artifex elimina l'azienda e i suoi dati, dopo un avviso via email almeno 7 giorni prima. Appena la prova finisce, Contifex ferma da solo le funzioni qui sotto; sola lettura, chiusura dei collegamenti ed eliminazione le applica Artifex.
- l'aggiornamento automatico dei conti bancari, che avviene ogni notte (il pulsante «Sincronizza» resta disponibile)
- gli avvisi via email quando il collegamento con una banca sta per scadere
- l'invio delle fatture allo SdI (le fatture si salvano come bozze e partono dopo il rinnovo)
Gli altri ruoli vedono lo stato dell'abbonamento in sola lettura: Preventivo e pagamento li gestisce solo il titolare.
Ti è stata utile?
Vuoi provare Contifex?
Chiedi la demo: la tua azienda riceve l'accesso e 30 giorni di prova. Hai già ricevuto un invito? Apri il link nell'email, oppure accedi.
Per informazioni: support@contifex.com