Guida di Contifex · Capitolo 1 di 18
Come iniziare
1.1 — Richiesta della demo e attivazione
Contifex non ha una registrazione libera: chiedi la demo dalla pagina della richiesta (/richiedi-demo) e prenoti una call con noi, e dopo averne parlato insieme prepariamo l'accesso della tua azienda. Tu scegli la password e completi i dati, noi li verifichiamo e abilitiamo l'azienda: da quel giorno parte la prova gratuita.
Caso d'uso tipico
Il titolare di Orto Esempio Società Agricola a r.l. lascia la partita IVA e la sua email nella pagina della demo e sceglie l'orario della call. Nella call Contifex gli mostra il programma, poi gli manda l'invito: il titolare sceglie la password, compila i dati dell'azienda e li invia. Appena Contifex li ha verificati, l'azienda è abilitata, e il titolare entra nella Dashboard.
- 1Chiedi la demo — nella pagina della richiesta (/richiedi-demo) scrivi la partita IVA dell'azienda, nome e cognome ed email, poi premi «Avanti: scegli l'orario della call». Se per quella partita IVA c'è già una richiesta in corso inviata con un'altra email, la pagina te lo dice: scrivici e la sistemiamo noi. A valutare la richiesta è una persona, non un sistema automatico
- 2Scegli l'orario della call — nel calendario che si apre sopra la pagina scegli un orario libero per una call di 30 minuti (se lo chiudi, lo riapre «Scegli l'orario della call»): la conferma ti arriva da Cal.com, e la richiesta è completa quando la call è prenotata
- 3Parliamone nella call — ci racconti la tua azienda e fissiamo la demo; l'accesso lo attiviamo dopo averne parlato insieme
- 4Apri l'invito — nell'email «Benvenuto in Contifex» premi «Accetta l'invito», poi «Inizia» nella pagina che si apre. Il link vale un'ora e si usa una volta sola: se è scaduto, la pagina mostra «Chiedi un nuovo link»: scrivi l'indirizzo a cui è arrivato l'invito e Contifex te ne manda uno nuovo, di solito entro un giorno lavorativo
- 5Scegli la password — è quella con cui rientrerai, insieme alla tua email
- 6Completa i dati dell'azienda — partita IVA, codice fiscale, ragione sociale, sede, PEC, ogni quanto versi l'IVA (ogni mese, ogni tre mesi, non la versi perché sei forfettario, oppure «Non lo so») e il referente da contattare: con la partita IVA Contifex propone i dati dal Registro delle imprese, e quelli letti quando hai chiesto la demo li trovi già scritti: controllali prima di inviarli. Serve anche la visura camerale in PDF (il titolare la scarica gratis da impresa.italia.it con SPID o CIE): Contifex la usa per controllare i dati e ne legge forma giuridica e codice ATECO completo; se ha più di sei mesi la salva lo stesso e ti consiglia di caricarne una recente
- 7Accetta Termini e Accordo — le due caselle, più il codice che ti mandiamo via email per approvare le clausole
- 8Invia i dati: li verifichiamo noi — di solito entro un giorno lavorativo. Intanto chiedi al commercialista lo ZIP delle fatture emesse e ricevute degli ultimi dodici mesi (o scaricalo dal portale Fatture e Corrispettivi): appena entri lo carichi con «Importa fatture» (sezione 6.9). Se manca qualcosa, ti rimandiamo i dati con una nota, e li correggi dallo stesso percorso
- 9Azienda abilitata — entri nella Dashboard e parte la prova gratuita di 30 giorni
- 10Collega l'app di autenticazione — entro 14 giorni dal primo ingresso, poi Contifex mostra solo la pagina per collegarla. A ogni accesso, oltre alla password, serve il codice di sei cifre dell'app sul telefono (sezione 16.6)
Dettagli — Ingresso
- Contifex legge i dati dell'azienda dal Registro delle imprese con la partita IVA, tramite Openapi S.p.A.; teniamo la richiesta di demo 12 mesi, qualunque sia l'esito (sezione 3 dell'informativa privacy)
- Il link dell'email si usa solo quando premi “Inizia”: i controlli della posta che aprono i link da soli non lo consumano. Se in quel browser sei già entrato con un altro account, la pagina te lo dice prima: premendo “Inizia” entri con l'account dell'invito
- I dati li invia solo il titolare; gli altri membri, finché l'azienda non è abilitata, vedono che tocca a lui
- Durante questi passi, in alto, ci sono “Guida” (questa pagina, in una nuova scheda), “Scrivici” (un'email a support@contifex.com), la scelta del tema ed “Esci”
- La risposta su ogni quanto versi l'IVA serve alle scadenze dell'IVA nello Scadenzario e nella cassa prevista. Con “Non lo so” Contifex parte dal trimestrale, segnato da confermare: lo scegli dopo in Impostazioni → Regime fiscale e imposte (sezione 16.3)
- Se torni indietro di un passo o cambi pagina senza chiudere la scheda, ritrovi i dati già scritti; se la pagina si ricarica, vanno scritti di nuovo. I termini si accettano di nuovo a ogni invio
- La prova dura 30 giorni dal giorno dell'abilitazione e non chiede una carta di credito
- Chi è invitato da un collega (Impostazioni → Team) sceglie solo la password ed entra nell'azienda già attiva; il commercialista invitato da un cliente arriva al Portale Studio (sezione 13.4)
Appena l'azienda è abilitata, la Dashboard mostra la lista “Configura Contifex” con i primi passi, spiegati uno per uno qui sotto, dalla sezione 1.3 alla 1.10. Il “?” accanto a ogni passo apre la sua sezione.
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1.2 — Tour, Aiuto e Assistenza
Il tour «Scopri Contifex» ti mostra le pagine principali; «Aiuto», in fondo al menu, apre questa guida dove ti serve; l'assistente dell'assistenza risponde su come si usa Contifex. In alto scegli il tema: Automatico, Chiaro o Scuro.
- 1Apri il tour — premi «Scopri Contifex» in fondo alla lista «Configura Contifex» della Dashboard, oppure apri la ricerca e scrivi «tour»: il tour non parte da solo
- 2Segui i riquadri — ogni passo evidenzia una voce del menu e spiega a cosa serve; puoi andare avanti, tornare indietro o chiudere
- 3Esplora il menu a sinistra — ci sono le pagine che il tuo ruolo può vedere: Dashboard, Conti, Movimenti, Categorie, Cashflow, Costi, Scadenze, Fatture, Clienti e fornitori, Revisione, Preventivi, DDT, Chiusura mensile, Bilancio e, per titolare, amministratori e commercialista, Commercialista
- 4Usa Cmd+K (Ctrl+K su Windows) — apre la ricerca per andare a una pagina con la tastiera o riaprire il tour; la stessa ricerca si apre con la lente in alto
- 5Chiedi all'assistenza — il pulsante «Assistenza», in basso a destra sopra quello dell'Assistente AI, apre l'assistente che risponde a partire da questa guida
In fondo al menu, “Aiuto” apre questa guida in una nuova scheda, alla sezione della pagina in cui sei: il lavoro aperto resta dov'è. L'assistente dell'assistenza è basato su intelligenza artificiale e conosce solo questa guida, non i tuoi dati. Accanto c'è sempre “Scrivi a Giuseppe”: una persona di Contifex legge la conversazione e ti risponde per email, di norma entro un giorno lavorativo. Te lo propone anche l'assistente quando non sa rispondere o quando c'è qualcosa che non funziona. Per le domande sui tuoi numeri c'è invece l'Assistente AI dei dati (sezione 14.1).
Il tema: in alto, accanto alla lente della ricerca, scegli “Automatico” (segue il telefono o il computer, chiaro di giorno e scuro se lo usi scuro), “Chiaro” o “Scuro”. La stessa scelta c'è nel Portale Studio, nelle pagine d'accesso e durante l'attivazione, e vale per il browser in cui la fai. Le stampe e i PDF escono sempre chiari, e questa guida e il sito restano chiari.
La lista “Configura Contifex” sparisce quando hai fatto tutti i passi o la chiudi con la ×: da quel momento il tour si riapre dalla ricerca, scrivendo “tour”. La × c'è per il titolare, gli amministratori e gli editor, e chiude la lista per tutti.
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1.3 — Primo passo: collega il conto bancario
Con il conto collegato i movimenti arrivano da soli, e su di loro lavorano riconciliazione, cashflow e analisi.
- 1Apri Conti — dal menu a sinistra, o dalla voce «Collega un conto bancario» della lista
- 2Premi «Collega banca» — in alto a destra; lo vede chi può modificare i dati dell'azienda
- 3Scegli la banca e autorizza l'accesso — ti autentichi presso la tua banca, come per l'home banking: Contifex non vede mai le tue credenziali
- 4Torna su Contifex — il conto compare in Conti e arrivano i movimenti degli ultimi 90 giorni; da lì in poi si aggiornano ogni notte. Per l'ultimo anno Conti ti propone subito «Scarica 12 mesi», con un secondo accesso in banca (sezione 3.3)
Se la tua banca non c'è, aggiungi un conto manuale (sezione 3.2) e importa i movimenti da un file (sezione 4.3). Il passo della lista lo spunta solo un conto collegato alla banca: un conto manuale o la cassa non lo spuntano.
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1.4 — Attiva la ricezione delle fatture
Le fatture dei fornitori arrivano in Contifex dal Sistema di Interscambio quando registri all'Agenzia delle Entrate il codice destinatario di Contifex, 7HD37X0. È l'unico passaggio che fai tu, con il tuo SPID o la CIE.
- 1Apri Impostazioni → Ricezione delle fatture — trovi il codice 7HD37X0 con il pulsante «Copia»
- 2Avvisa chi riceve oggi le tue fatture — da quando registri il codice, le fatture dei fornitori arrivano qui e non più al servizio che usi ora (per esempio Aruba o Fatture in Cloud), anche quando il fornitore scrive un codice diverso
- 3Registra il codice all'Agenzia — sul portale Fatture e Corrispettivi, nella sezione «Registrazione dell'indirizzo telematico»
- 4Torna in Ricezione delle fatture e premi «L'ho registrato all'Agenzia» — il passo della lista è fatto, e Contifex aspetta la prima fattura di un fornitore
Il codice sul portale dell'Agenzia, passo passo con le immagini
- 1
Entra in Fatture e Corrispettivi. Con il tuo SPID o la CIE, da titolare o legale rappresentante. Se ti chiede per chi vuoi operare, scegli l'azienda: in alto la pagina dice su quale partita IVA stai lavorando.
- 2
Apri la registrazione dell'indirizzo telematico. Nei «Servizi», sotto «Fatturazione elettronica e Conservazione», premi «Registrazione dell'indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche».
- 3
Scegli «Codice Destinatario» e scrivi 7HD37X0. Scegli «Codice Destinatario», non la PEC, e scrivi o incolla 7HD37X0 (sette caratteri: l'ultimo è la cifra zero, non la lettera O). Poi premi il pulsante in fondo per registrarlo: se c'era già un altro codice, è «Aggiorna». Non premere «Elimina».
- 4
Controlla che sia registrato. In alto, accanto alla partita IVA, «Canale/Indirizzo registrato» dice 7HD37X0. Da quel momento le fatture dei fornitori arrivano in Contifex, qualunque codice scrivano in fattura.
Schermate del portale dell'Agenzia delle Entrate: nomi, codici fiscali e partite IVA sono inventati. Se il portale cambia aspetto, cerca le voci con questi nomi.
Contifex non può controllare la registrazione all'Agenzia: la prova è la prima fattura che arriva, e da quel momento la scheda Ricezione delle fatture dice «Attiva». Se dopo 14 giorni non è arrivato niente, Impostazioni te lo segnala. Il pulsante «L'ho registrato all'Agenzia» lo vede chi può modificare i dati dell'azienda, e puoi premerlo appena hai registrato il codice. Se la scheda dice che Contifex sta completando l'attivazione presso il Sistema di Interscambio, la parte che manca è nostra: le fatture cominciano ad arrivare quando l'abbiamo finita, e non devi rifare niente sul portale. Le fatture dei mesi prima le porti dentro con “Importa fatture” (sezione 6.9).
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1.5 — La prima fattura
La fattura la compili in Contifex e Contifex la manda allo SdI; la scadenza dell'incasso entra da sola nello Scadenzario.
- 1Controlla «Pronto a fatturare» in Impostazioni → Fattura nuova — dice quali dati dell'azienda mancano per l'invio
- 2Fatture → Nuova fattura — scegli il cliente dalla rubrica, o crealo con partita IVA e ragione sociale
- 3Aggiungi le righe — descrizione, quantità, prezzo e aliquota IVA: i totali si calcolano da soli
- 4Controlla scadenza e pagamento — per esempio bonifico a 30 giorni
- 5Premi «Salva e invia» — Contifex controlla la fattura, le dà il numero e la manda allo SdI; l'esito lo vedi sulla fattura
Il passo della lista conta solo le fatture che emetti: quelle dei fornitori non lo spuntano. Tutti i dettagli nella sezione 6.1.
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1.6 — Riconcilia un movimento
Abbinare un movimento del conto alla sua fattura o alla sua scadenza la segna pagata, e il cashflow sa cosa è già entrato e uscito.
- 1Apri Movimenti e clicca un movimento — il suo dettaglio si apre a destra
- 2Premi «Riconcilia» — per un incasso Contifex mostra le fatture emesse ancora da riconciliare, per un pagamento quelle ricevute, insieme alle scadenze aperte; in alto fino a tre «Consigliati»
- 3Scegli uno o più documenti — il riquadro della quadratura dice se il totale torna con l'importo del movimento
- 4Premi «Riconcilia con…» — movimento e documenti restano collegati, e il passo della lista è fatto
Una riconciliazione sbagliata si annulla dal dettaglio del movimento, nel riquadro “Riconciliato con”. Tutti i casi, dalle note di credito ai fornitori esteri, sono nel capitolo Riconciliazione, dalla sezione 5.1.
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1.7 — Aggiungi una scadenza
Lo Scadenzario tiene i pagamenti da fare e gli incassi attesi. Le scadenze delle fatture le crea Contifex; le altre, come affitti, rate o contributi, le aggiungi tu.
- 1Scadenze → Nuova scadenza — in alto a destra
- 2Compila descrizione, direzione, importo e data — per esempio Affitto magazzino, uscita, 1.200 €, il 5 del mese
- 3Se si ripete o va a rate, dillo nel modulo — in alto scegli Singola, Ricorrente o A rate
- 4Salva — la scadenza compare nello Scadenzario e nella previsione di cassa
Il passo della lista lo spunta una scadenza che aggiungi tu, anche ricorrente o a rate: quelle che Contifex crea dalle fatture e dalle imposte non lo spuntano. Quando paghi, riconcilia il movimento con la scadenza: si segna pagata da sola (sezione 1.6). Gli F24 te li può pubblicare il commercialista (sezione 9.8). Tutti i dettagli nella sezione 9.1.
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1.8 — Crea una regola di categorizzazione
Una regola dà la categoria giusta ai movimenti di un fornitore o di un cliente che tornano spesso, senza che tu debba sceglierla ogni volta.
- 1Categorie → Nuova regola — le regole stanno accanto all'albero delle categorie; se non ne hai ancora, il pulsante è «Crea prima regola»
- 2Scrivi la parola da cercare — per esempio il nome di un fornitore che paghi ogni mese: mentre scrivi, la finestra mostra quanti movimenti già presenti la regola troverebbe
- 3Scegli la categoria e la direzione — Entrate, Uscite o Entrambe; di partenza è Entrambe
- 4Salva — con la casella in fondo, spuntata di partenza, la regola categorizza subito anche i movimenti già presenti che non hanno una categoria
Più veloce: dopo che hai categorizzato un movimento a mano, Contifex propone “Crea regola da questo movimento”. Le condizioni in più, le priorità e le regole pronte sono nelle sezioni 12.2 e 12.3. Le regole pronte con cui nasce l'azienda, per spese bancarie, stipendi, INPS e INAIL, non spuntano il passo della lista: lo spunta una regola tua.
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1.9 — Imposta una previsione cashflow
Le entrate e le uscite che si ripetono senza una fattura, come stipendi, rate di un finanziamento o l'affitto pagato a un privato, fanno vedere al Cashflow i mesi che verranno.
- 1Cashflow → Nuova ricorrenza — nel riquadro Ricorrenze, sotto il grafico
- 2Compila descrizione, importo e direzione — per esempio stipendi, 4.800 €, uscita
- 3Scegli frequenza e prima scadenza — la data di fine serve solo se la ricorrenza finisce
- 4Salva — le scadenze dei prossimi 12 mesi entrano nello Scadenzario e il grafico le conta subito
Parti da stipendi e rate dei finanziamenti: sono le uscite più grandi e più sicure. Le spese che arrivano con la fattura elettronica non servono qui, perché entrano già dalle fatture. Tutti i dettagli nella sezione 10.4.
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1.10 — Invita il tuo commercialista
La sua email si scrive una volta sola, qui: con quella entra nel Portale Studio e riceve chiusure e prima nota.
- 1Impostazioni → Commercialista — in cima c'è «Invita il tuo commercialista»
- 2Scrivi la sua email e premi «Invita» — gli arriva un'email col pulsante per entrare nel Portale Studio; se vuoi, spunta anche «Può lavorare anche dentro l'azienda»
- 3Fatto — chiusure e prima nota andranno a quell'indirizzo, appena accetta l'invito: non serve scriverlo da nessun'altra parte
Il passo lo fanno il titolare e gli amministratori. Accanto al nome dello studio scegli cosa può fare dal Portale: pubblicare le F24, confermare le categorie, cambiare regime e ATECO. Tutti i dettagli nel capitolo 13.
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Per informazioni: support@contifex.com